- El modelo contiene información de un servidor solo como referencia, por lo que esta debe de ser revisada y cambiada de acuerdo a las condiciones particulares del usuario.
- Las celdas resaltadas en amarillo contienen formulas,por lo que no deben de cambiarse.
- Todo lo demás es editable de acuerdo a las necesidades o preferencias particulares. Solo hay que tomar en cuenta que al incrementar los caracteres en alguna columna hay que asegurarse de no alterar su dimensión total porque la impresión sé vera afectada.
- La hoja de Excel contiene tres pestañas: Anual, Mensual y Semanal. Mi recomendación es que se empiece a practicar con el modelo con la hoja semanal.
- Lo primero que sugiero es revisar si los 6 elementos que aparecen en el modelo, coinciden con tu caso en particular. Si son menos, basta con borrar él titulo que sobre y poner cero en los horas. Si fueran más, habría que hacer una modificación mayor por lo que sugiero iniciar el uso del modelo con un máximo de 6 elementos.
- Una vez revisados en numero, nombre y definición de cada uno de los elementos, es importante el revisar su prioridad y anotársela.
- Lo siguiente es revisar y adecuar los componentes de cada elemento. Como se puede observar el modelo calcula el porcentaje que cada componente ocupa en el elemento, con lo que más adelante, cuando ya estén cargados los datos de tiempo de cada componente, uno se puede dar idea también de la distribución de tiempo dentro de cada elemento y después utilizar esa información para los ajustes de distribución de tiempo que se consideren adecuados para obtener el balance deseado. Cabe observar que hay algunas notas en algunos de los componentes y/o datos con el propósito de facilitar su uso. Esto es totalmente discrecional.
- Una vez definidos los elementos y su prioridad, así como sus componentes, la recomendación es iniciar a ponerles valores de tiempo, comenzando con el de prioridad 1. Considero muy importante que en la primera ocasión que se usa el modelo hay que poner primero las horas que uno consideraría como ideal aplicarle a cada componente. Esto para que antes de hacer el ejercicio de aplicación estimada de tiempo real, podamos obtener el porcentaje objetivo de distribución de tiempo entre cada elemento, el cual también lo calcula el modelo.
- Al ir avanzando en el punto anterior, hay que observar en la parte inferior del modelo, la celda de “horas sin aplicar”, porque si este dato aparece negativo ya nos pasamos de las horas disponibles y hay que ajustar o bien buscar y anotar las sinergias posibles.
- El concepto de “sinergia” aunque tiene su origen en la Termodinámica, ahora es comúnmente aplicado para definir aquellas acciones individuales que tienen mas de un beneficio o efecto. Para nuestro caso tenemos como ejemplo el siguiente: Supongamos que tenemos como elemento del modelo a la Salud y como componente de la Salud al Acondicionamiento físico. Y también que tenemos como elemento el Esparcimiento y como uno de sus componentes el Caminar. Entonces si para mi resulta como esparcimiento el caminar, pero también esto me ayuda a mi Acondicionamiento físico, entonces las horas que camine como Esparcimiento hacen “sinergia” con las de Salud.
- Estas sinergias se anotan en el cuadro correspondiente que esta en la parte inferior izquierda y el modelo calcula el ajuste, obteniendo así horas disponibles para aplicarlas a otras actividades.
- Luego entonces (expresión matemática) nos conviene encontrar todas las sinergias posibles entre los elementos, para así optimizar el uso de nuestro tiempo.
- Una vez hecho el ejercicio, de anotar las horas ideales que uno considera debería de aplicar a cada elemento y dentro de el, a cada componente, hay que observar si la celda de “horas disponibles” esta en cero y confirmar que no hay alguna otra sinergia que anotar. Hecho esto, tendremos los porcentajes objetivo de cada elemento, lo cual es un dato bien importante a determinar, porque con el después nos guiaremos para ver donde hay acciones que tomar para corregir aquellos elementos que están mas lejos del objetivo.
- El siguiente paso recomendado es ir a la pestaña de Mensual y para hacerlo sencillo, simplemente multiplicar por cuatro las horas anotadas en cada componente y ver como queda el modelo y si requiere algún ajuste en los porcentajes objetivo o si surge alguna nueva sinergia y al final asegurarse de obtener de nuevo cero en las horas disponibles.
- Ahora hay que repetir el paso anterior pero en la pestaña de Anual, esta vez multiplicando por 12 las horas anotadas en la hoja de Mensual.
- Una vez hecho lo anterior, hay que grabar el archivo anotándolo como el de referencia u objetivo.
- Ahora hay que hacer el proceso similar desde el punto 8, pero esta vez con el estimado de las horas reales que le aplicamos a cada componente.
- Hecho lo anterior para las tres pestañas de Semanal, Mensual y Anual, podremos entonces iniciar el análisis de la información presentada por el modelo e ir definiendo las acciones que nos convenga revisar y ejecutar, para mejorar nuestra distribución de tiempo de acuerdo a los objetivos y preferencias individuales.
- Es importante anotarle la fecha y grabar el modelo con el ejercicio efectuado, para ir llevando un registro de las modificaciones que se vayan dando y utilizar esta información para hacer más efectivo el proceso de la toma de acciones, e ir encontrando el mejor balance de la distribución de nuestro tiempo, que lleven a cada quien a mejorar su Calidad de Vida.
